정리하는 방법 — 정리하고 명확하게 생각하는 5 가지 팁


조직화되지 않은 비용

구성되지 않은 것은 리모콘을 잘못 놓거나 이메일에 응답하지 않는 것보다 더 큰 결과를 초래합니다. 첫째, 비싸다. ㅏ 2017 년 조사 결과 우리는 전화, 열쇠, 리모컨과 같이 잘못 놓인 물건을 찾기 위해 일년에 총 2.5 일을 보냅니다. 잃어버린 물건을 교체하는 비용은 매년 미화 27 억 달러이며, 절반 이상이 검색이나 좌절로 인해 직장이나 학교에 늦습니다.

둘째, 무질서가 당신의 정서적 안녕에 큰 영향을 줄 수 있습니다. 데이터 집을“잡힌”또는“미완성 된 프로젝트”로 가득 찬 사람들은 집이“휴식 적”이고“복원 적”이라고 말하는 사람들보다 스트레스와 코티솔의 수준이 더 높습니다. 또한 집에서 일하거나 실직 상태 인 경우, 항상 주변에 있기 때문에 혼란의 영향이 더욱 심해집니다.

함정이 분명하지만 더 체계적인 방법으로 항상 간단한 접근 방식이있는 것은 아닙니다. 기쁨을 느끼지 않는 아이템을 제거 할 수는 있지만 실수로 너무 많은주의를 기울일 수 있습니다. 번호 생산성을 향상시키는 방식으로 이러한 항목을 구성하고 사용하는 것과 비교하여 또한 실제 항목에 관한 것도 아닙니다. 사용하는 앱 및 생성 한 파일과 같은 디지털 라이프가 혼란을 초래할 수 있습니다.

직업과 개인 생활을 정리하는 5 가지 방법

궁극적 인 목표는 평온을 찾고보다 명확하게 생각할 수 있도록 생활을 정리하는 것입니다. 이것은 모든 사람에게 다르게 보일 것입니다. 일부는 단순성과 미니멀리즘에 번성하고 다른 일부는 색상으로 구분 된 레이블과 일관성에서 순서를 찾습니다. 다른 접근법을 실험하여 당신과 함께 공명하는 것을보십시오.

시도 할 수있는 5 가지 방법은 다음과 같습니다.

  1. 레이블 및 디지털 파일에 대한 표준 명명 규칙 작성
  2. "draft_V6"또는 "ideas"와 같이 의미없는 메모 나 파일 이름을 만드는 것은 모두 유죄입니다. 이러한 모호한 파일 이름은 별다른 영향을 미치지 않습니다. 그러나이 습관에 수백 또는 수천을 곱하면 특정 문서를 찾을 수 없거나, 모두 같은 모양의 검색 결과를 해독하려고하거나, 수십 개의 메모를 열어서 올바른 문서를 찾는 데 시간을 낭비하게됩니다.

    표준 명명 규칙을 설정하면 사용자와 디지털 작업 공간을 체계적으로 유지할 수 있습니다. 이러한 명명 규칙은 위협적이거나 부담이 될 필요가 없습니다. 대신 제목이나 파일 이름에 최대한 자세하게 추가하십시오. 프로젝트 제목, 유형, 팀 구성원 이름 또는 이니셜 또는 날짜별로 파일을 구성 할 수 있습니다. 예를 들어“draft_V6”대신 날짜, 초안 제목 및 작성자 이름을 추가 할 수 있습니다.“04012020_HowtoStayOrganized_EmilyEsposito”

    자신에게 맞는 형식을 찾아서 사용하십시오. 팀과 함께 작업하는 경우 모든 사람으로부터 구매를 받고 이름 지정 규칙을 전자 필기장 또는 폴더 계층 구조에도 적용하여 모든 것이 체계적으로 구성되도록합니다. 예를 들어 client> year> project와 같은 공유 Google Drive 디렉토리를 만들거나 Evernote에서 전자 필기장과 태그 조합을 사용하여 팀의 모든 사람이 XYZ 클라이언트 용 2018 년 쓰기 프로젝트를 쉽게 찾을 수 있습니다.

    프로 팁 :

  • @, #,!와 같은 특수 문자는 숫자보다 먼저 정렬되고 (0-9) 문자보다 먼저 정렬됩니다. 가장 중요한 메모의 시작 부분에 특수 문자를 사용하면 항상 메모 목록의 맨 위에 표시됩니다.
  • 날짜별로 정렬하는 것이 도움이되는 경우 YYYY-MM-DD 날짜 형식을 사용하여 알파벳 순서가 날짜 순서와 같습니다.
  • 자동화를 활용하여 앱 간 정보 연결
  • 하루 종일, 각기 고유 한 정보를 보유한 앱 사이를 끊임없이 이동합니다. 실제로 한 연구에서 직원들은 매일 1,100 회 이상 35 개의 업무 핵심 앱. 이 패턴은 생산성에 영향을 줄뿐만 아니라 특정 앱에서 정보가 손실되거나 데이터가 너무 많이 저장 될 가능성을 높입니다. 결과? 어떤 앱에서 어떤 작업이 완료되었는지 추적하여 디지털 워크 플로를 어지럽 힐뿐만 아니라 마음을 어지럽 힙니다.

    같은 도구 자 피어IFTTT 즐겨 찾는 앱을 연결하는 데 도움이되므로 각 앱간에 정보가 자동으로 전달됩니다. Zapier를 사용하면 앱을 검색 할 수 있습니다 (에버 노트처럼)을 선택하고 "Zaps"(사전 통합) 목록에서 선택하거나 고유 한 워크 플로를 만듭니다. 예를 들어 Dropbox 파일을 Evernote로 보내거나 Evernote의 새 메모에서 Trello 카드를 만들 수 있습니다.

    IFTTT를 사용하면 애플릿이라고하는 사전 구축 된 통합을 검색하거나 직접 만들 수도 있습니다. 에 Evernote 확장새 Evernote 알림을 기반으로 Google 캘린더 일정을 만들거나 Evernote에 새 WordPress 게시물을 추가하여 모든 것을 한 곳에 보관할 수 있습니다.

  • 책상 공간 최적화
  • 책상은 어수선하게 쌓인 종이 조각, Post-it® 노트, 펜 및 스낵을 신속하게 처리 할 수 ​​있습니다. 이러한 모든 항목은 목적에 부합하지만 구성 및 표시 방법은 작업 방식에 큰 영향을 미칩니다. 책상이 더 복잡할수록 스트레스와 불안감을 느끼게됩니다.

    그러나 맨 책상이 가장 좋다고 가정하지 마십시오. 최적의 책상 설치는 전적으로 달려 있습니다 당신.

    예를 들어, "매우 시각적 인 프로세서를 가진 사람은 모든 것이 시야에서 멀어지면 잘하지 못할 것"이라고 STR8N Up 전문 조직 서비스, 에 Money.com의 기사. 시각적 단서가 필요한 경우 문서와 소모품을 책상에 두십시오. 그러나 색상으로 구분 된 시스템을 사용하여 작업을 한눈에 파악할 수 있습니다.

    책상을 구성하는 또 다른 방법은 매일의 작업 흐름을 생각하는 것입니다. 가장 자주 사용하는 3 ~ 5 개의 품목을 식별하여 손이 닿는 곳에 두십시오. 다른 모든 것은 저장하거나 치울 수 있습니다. 또는 책상이 선형 처리에 대한 자연스러운 경향을 반영하도록하십시오. 컴퓨터 나 전화와 같은 "들어오는 항목"을 왼쪽에 놓고 가운데에 빈 작업 공간을 남겨 둡니다. 스테이플러 및 완성 된 서류와 같은 발송 품목을 오른쪽에 배치하십시오.

    정보를 처리하고 처리하는 방법에 대해 직관적이고 능률적으로 느껴지는 것을 찾을 때까지 다른 배치를 시도하십시오.

  • 종이가 없어서 낭비와 혼란을 줄입니다.
  • 세계는 최근에 50 주년을 축하하지만 지구의 날,있다 여전히 우리가 할 수있는 일 종이 낭비를 줄입니다. 우리의 삶은 점점 디지털화되고 있지만 종이는 현대의 현실로 남아 있습니다. 평균 회사원이 사용 매년 10,000 장의 용지일부는 재활용되지만 대부분은 서류함이나 책상에 있습니다.

    동료가 인쇄 된 문서를 보도록 요청할 때 "Ctrl + F"바로 가기를 사용하여 올바른 문서를 찾을 수있는 것은 아닙니다. 종이없이 정보 검색 시간을 절약하고 실제 공간을 정리합니다.

    시작하기 전에 현재 가지고있는 것을 감사하십시오. 보관해야 할 것과 재활용 할 수있는 것을 비판적으로 평가하십시오. 이 차트는 시작하기 좋은 곳입니다.

    목표는 가능한 많은 종이 문서를 디지털 파일로 변환하는 것입니다. 중요한 종이 문서 (법적 문서와 같은)를 파일에 보관해야 할 수도 있지만 안전한 백업 복사본을 갖도록 디지털화 할 수 있습니다.

    현재의 종이 더미를 해결 한 후에는 앞으로 종이를 사용하지 않을 계획을 세우십시오. 이 새로운 습관을 확립하는 데는 시간이 걸리지 만 연습을 시작하는 쉬운 방법은 회의입니다. 프리젠 테이션, 문서 및 회의 안건을 인쇄하는 대신 Evernote에서 모든 것을 메모로 옮기십시오. 프레젠테이션 파일과 지원 문서를 메모에 직접 첨부하고 팀과 공유하십시오.

    프로 팁 : 종이 파일을 Evernote로 스캔하는 것은 스마트 폰의 카메라를 사용하는 것만 큼 간단합니다. Evernote 앱에서 카메라 아이콘을 탭하고 스캔하려는 항목을 장치로 가리 킵니다..

  • 조직을 습관화
  • 새로운 집이나 사무실로 이사 한 후 또는 오후에 디지털 라이프를 간소화하기 위해 헌신 한 후 조직이 어떻게 조직되어 있는지 생각해보십시오. 몇 달 후, 당신은 아마도 엉망인 책상, 조직 시스템이 더 이상 사용되지 않거나 파일 이름이 엉망이되는 같은 범인을 보게 될 것입니다. 이것은 완전히 정상이지만 자신을 정리하기위한 계획이 필요합니다.

    이 팁은 일회성 전략이 아닙니다. 그것들은 정기적으로 당신의 일상에 포함되어야합니다. 회의 나 큰 행사처럼 조직에 시간을 할애하십시오. 매일 10 분을 차단하고 디지털 및 물리적 공간을 정리하거나 금요일에 한 시간 동안 조직에 집중하도록 미리 알림을 설정하십시오.

    당신은 할 수 있습니다 :

    • 작업 공간이나 집을 돌아 다니면서 느슨해 진 물건을 모으십시오. 이러한 항목을 실제받은 편지함에 넣거나 Evernote로 스캔하십시오.
    • 컴퓨터 바탕 화면을 정리하고 다운로드 폴더를 정리 한 다음 휴지통을 비 웁니다.
    • 모든 디지털받은 편지함 (이메일 또는 Evernote와 같은 새로운 정보를받는 장소)을보고 특정 폴더로 항목을 보관, 삭제 또는 이동하십시오.

    프로 팁: 사용 GTD 주간 검토 템플릿 당신을 추적합니다.

    단순함은보다 명확한 사고로 이어집니다

    당신의 인생을 조직한다는 것은 단순히 혼란을 의미하는 것이 아닙니다. 이것이 한 가지 측면이지만보다 전체적인 접근 방식을 취해야합니다. 평온함을 찾고보다 명확하게 생각하기 위해 필요한 것을 고려하여 실제 공간, 워크 플로우, 앱 및 디지털 파일에 적용하십시오.

    그리고 반드시 모든 것을 버릴 필요는 없습니다. 무언가를 유지하려면 최선을 다하는 데 적합한 방식으로 제시해야합니다.

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